Cześć! W dzisiejszym odcinku chcę Ci opowiedzieć o tym, na co zwrócić szczególną uwagę, kiedy poszukujesz ludzi do swojego zespołu. Nie wiem czy masz dzisiaj jednoosobową działalność gospodarczą i nikogo nie zatrudniasz, czy też jesteś firmą z sektora MŚP i masz stu pracowników, bardzo dobrze znasz się na procesach rekrutacji. Niezależnie od tego, w jakim jesteś punkcie to pierwszy element, na który warto zwrócić uwagę to jest to, że nawet bardzo dobrze przeprowadzona rekrutacja może zakończyć się fiaskiem. To znaczy, że możesz wiedzieć, gdzie poszukiwać kandydatów. Możesz mieć doskonale przygotowane rozmowy rekrutacyjne z pytaniami. Możesz dobrze prześwietlać, mówiąc kolokwialnie, kandydata w internecie, w mediach społecznościowych. Możesz również poczuć do niego chemię. To się też bardzo często zdarza. Czujesz, że kandydat kandydatka to jest ta właściwa osoba do twojej pracy i też ta kandydatka czy kandydat również może taką samą emocję podzielać. Czyli wygląda na to, że wszystko idzie jak z płatka, a na samym końcu w procesie np. wdrożenia pracownika do firmy, czyli onboardingu, albo przez pierwszy miesiąc czy trzy okazuje się, że pewne rzeczy na tej rozmowie kwalifikacyjnej nie zostały sprawdzone, bo po prostu najwyraźniej w świecie nikt nie potrafił ich sprawdzić, nikt nie potrafił pewnych rzeczy przewidzieć.

To nie zawsze wynika z faktu, że u Ciebie w firmie się coś nagle zmieniło, że z października do stycznia, kiedy kandydat w październiku zatrudniony nie radzi sobie w styczniu, to nie zawsze znaczy, że u ciebie w firmie się coś zmieniło. Po prostu my musimy założyć jako szefowie, że nie mamy wpływu na głowę drugiej osoby - to jest po pierwsze. Nie mamy wpływu na jej tematy prywatne, które mogą się zadziać od tego, metaforycznie mówiąc października do stycznia. Nie mamy wpływu też na to, jak ona postrzega swoje kompetencje. Czyli na rozmowie kwalifikacyjnej, nawet przy wykonywaniu prostego zadania taki człowiek może sobie dobrze radzić. Czasami nawet sobie radzi świetnie. Wydaje się, że nigdzie nie będzie miał problemu. Dosłownie. A później rzeczywistość pokazuje Ci zupełnie inne ramy tej waszej współpracy. I to jest szokiem czasami też dla tej drugiej strony. Czyli nie zawsze Ty czujesz, że ta rekrutacja była prowadzona niewłaściwie i Ty się nie nadajesz jako rekruter czy Ty nie znajdziesz sobie dobrego pracownika, bo nie, bo takich nie ma na rynku, nie możesz się z nikim dogadać.

Czasami też takie same odczucia ma ta druga strona. Czyli kandydat przechodzi do drugiej czy trzeciej pracy i załamuje ręce, bo nie może się w niej odnaleźć, mimo że wydaje się, że spełniał na początku wszystkie swoje kryteria. Takim klasycznym przykładem tej sytuacji jest to, kiedy przyjmujemy człowieka z korporacji, która ma rozbudowaną strukturę - menedżer danego stanowiska może mieć wielu asystentów. Oczywiście to nie są asystenci nazwani, oni nie mają tak napisane na umowie o pracę, ale często to są specjaliści, którzy pomagają temu managerowi lepiej zarządzać zespołem. Co mam tutaj na myśli? Na przykład ktoś mówi, że zarządzał 20 osobowym zespołem, że prowadził rozmowy handlowe, że opracowywał ofertę i to wszystko oczywiście zdaniem tego kandydata jest prawdą i w pewien sposób to jest prawdą. Tu nie dochodzi do jakiegoś przekłamania. Natomiast przy wnikliwej analizie tej sytuacji albo na rozmowie kwalifikacyjnej, choć tak jak mówiłam, nie zawsze się da i też to trzeba zaakceptować, ale czasami wychodzi to dopiero w pierwszym tygodniu, miesiącu czy kwartale w pracy. Okazuje się, że do tworzenia tej oferty, którą on wysyłał klientów, miał specjalny program albo miał specjalnego człowieka, który przygotowywał grafikę, albo miał specjalną kalkulacje wyceny, gdzie wrzucało się pewne parametry do systemu i oferta jakby wyskakiwała sama.

I wysyłanie czy przygotowywanie tej oferty de facto oznaczało puszczenie maila i kliknięcie opcji wyślij. I warto, bardzo szczegółowo, właśnie na samej rozmowie kwalifikacyjnej pytać naszych kandydatów o proces. To jest to dobre przygotowanie, o którym mówiłam. To są te dobre pytania kwalifikacyjne, czyli "na czym dokładnie polegało u Pana wysyłanie ofert? Na czym dokładnie polegało pisanie/tworzenie od strony twórczej tej oferty?". Po to, żeby później minimalizować to ryzyko. Natomiast to, na co w tym odcinku wyczulić Ciebie i dać trochę takiej akceptacji, że naprawdę jako osoba, która rekrutuje w firmie setki osób dla naszych klientów, jako osoba, która prowadzi agencje zatrudnienia od 2008 roku, wiem, że nawet najlepiej przeprowadzona rozmowa czasami pewnych rzeczy nie pokazuje. To nas nie zwalnia z odpowiedzialności, wnikliwego przygotowywania się, uczenia się sztuki, prowadzenia rozmów. To nas z tego nie zwalnia. Natomiast też warto wiedzieć, że czasami ten czas miesiąca czy kwartału, a nawet sześciu miesięcy w firmie będzie kluczowym elementem, który zadecyduje, jak dana osoba sobie poradzi i na ile Wy się ze sobą dogadacie, jak ta współpraca rzeczywiście będzie wyglądała.

To jest taki pierwszy moment. Czyli budując zespół z tyłu głowy mamy właśnie to, że rekrutacja kończy się w dniu podpisania umowy, ale weryfikowanie kompetencji, weryfikowanie postawy do pracy zaczyna się w pierwszym dniu trwania tej umowy. I będzie trwało tak długo jak Ty będziesz prowadził firmę i jak długo w tej firmie twój pracownik będzie zatrudniony. Teraz na co zwrócić szczególną uwagę? To taka podstawowa rzecz, która jest często pomijana. Bo też chciałabym, żeby w tym odcinku przekazać bardziej praktyczne informacje, takie gorące tipy, a nie opowiedzieć o całej rekrutacji, bo na to moglibyśmy mieć niekończącą się audycję podcastu numer 2, nie "Szef bez presji", a "Szef, który dobrze rekrutuje". Natomiast na co zwrócić uwagę, żeby mieć w miarę poukładane etapy jak w pigułce tutaj, w tym dzisiejszym podcaście? Po pierwsze zwróciłabym na to uwagę, jakie Twój kandydat wyznaje wartości. I nie chodzi mi tutaj o to, żeby zapytać czy jest Pan uczciwy, bo nie wyobrażam sobie, żeby ktoś powiedział na rozmowie kwalifikacyjnej, że nie jestem.

Albo o co pan mnie pyta? To przecież podstawowa sprawa. Ja zakładam, że ty jako pracodawca też jesteś uczciwy, więc nie chodzi mi o taką formę rozmowy. Chodzi mi o to, żeby czytać między wierszami, czy wartości, które przejawia twój kandydat to są te wartości, które kultywujesz u siebie w firmie? Jeśli dzwonisz do kandydata i kandydat poświęca Ci rzeczywiście czas na rozmowę, czyli kiedy Ty z nim rozmawiasz, to on uprzedza Cię, że "w tej chwili jestem w autobusie" albo "w tej chwili prowadzę samochód, jeśli to państwu nie przeszkadza, to ja chętnie porozmawiam, natomiast wygodniej byłoby tak sądzę, jeśli oddzwonię do pana za 15 minut". Czyli ma taką pewną kulturę rozmowy. Wie, że jakościowa rozmowa to jest coś lepszego niż szybka rozmowa w autobusie. Tym bardziej, jeśli temu kandydatowi zależy. I jeśli ten kandydat będzie później sprzedawcą w Twojej firmie, to będzie wiedział, że jeśli zadzwoni do klienta w momencie, w którym je kanapkę, to niekoniecznie jest to najwłaściwszy moment na przeprowadzenie rozmowy, ale też będzie miał takie postrzeganie, że czasami lepiej zadzwonić od razu, nawet jeśli jesteśmy w pośpiechu, niż czekać na kolejny tydzień, bo ten klient być może nigdy tego telefonu nie odbierze.

Czyli takie wyczucie, taki takt, że jakość rozmowy jest ważna, ale też przy tym ważna jest skuteczność, którą można rzeczywiście zbadać przy takiej szybkiej rozmowie telefonicznej do kandydata, zanim ten kandydat w ogóle pojawi się u Ciebie w firmie. Można też badać wartości, podpytując o konkretne przykłady. Takim klasycznym pytaniem, już bardzo, bardzo często stosowanym jest pytanie o różne sytuacje trudne - "Co jest dla Pani/Pana trudne?" czy "Co było dla Pani/Pana trudne w poprzedniej pracy czy na obecnym stanowisku?", jeśli kandydat cały czas ma pracę, ale rozważa, żeby ją zmienić. I wtedy pytasz bardzo szczegółowo. To znaczy to pytanie otwiera lejek różnych sytuacji, z których warto czerpać, w których można dość mocno podpytać o wartości kandydata, robiąc to w sposób niebezpośredni. Czyli kandydat np. mówi, że trudne dla niego było, kiedy musiał przed swoim zespołem opowiedzieć o tym, że mimo iż premie zostaną wypłacone, było obiecane, że będą wypłacane. Nagle się okazuje, że tych premii nie ma. I wtedy możesz zapytać, co było wtedy dla niego trudne? Jak sobie poradził z tym wyzwaniem?

Co by poprawił w tym wyzwaniu? Czyli mając tą wiedzę, którą ma dzisiaj, co zrobiłby inaczej, a z czego w tym wyzwaniu sam z siebie jest szczególnie dumny. I tu badasz wiele rzeczy, badasz to w jaki sposób kandydat buduje swoją samoocenę, jak on sobie radzi ze stresem. Badasz to na ile jest uczciwy, bo komunikat do zespołu powinien być taki, że mówimy, że samemu się spodziewałem tej premii, a dzisiaj tej premii nie ma. Ale też uczciwość polega na tym, że nie mówi się czarnymi hasłami o swoim pracodawcy, który tej premii nie daje. My nie znamy tła, dlaczego premia została niezapłacona, mimo że uprzednio została obiecana i nie znamy tła czy na 100% ta premia rzeczywiście była obiecana, może było to czyjeś domniemanie. I kandydat, który ma taką wewnętrzną uczciwość, ma taką pokorę, ale jednocześnie potrafi zarządzać zespołem w takim przykładzie rzeczywiście bardzo dobrze się rozwinie, bo on będzie umiał spojrzeć z różnej perspektywy. On będzie mówił "Wydawało mi się, że to było ustalone", jeśli oczywiście nie było to zapieczętowane przez prezesa, zarząd tej firmy. Będzie mówił w taki sposób, który zachowuje lojalność w stosunku do dzisiejszego pracodawcy, u którego jest, albo u poprzedniego pracodawcy, u którego pracował. I im dłużej w takich sytuacjach posiedzisz, zadając te pytania, im więcej będziesz starał się empatycznie zrozumieć kandydata, ale też jednocześnie wyczulisz się na to, co on mówi do ciebie między wierszami, tym więcej rzeczywistych wartości o tym kandydacie z takiej rozmowy jesteś w stanie wynieść i gnanie, pędzenie z dobrym kandydatem na rozmowie kwalifikacyjnej jest po prostu niewłaściwe, bo pewne rzeczy mogą nam uciec.

Drugą taką wskazówką, o której chcę powiedzieć, to jest to, żeby nie popełniać błędu, że z każdym taką długą rozmowę należy prowadzić. Znaczy dobrze jest przy większej ilości kandydatur (ja nie mówię co to znaczy większej, bo są rekrutacje, gdzie jeśli masz 10 kandydatów, to to jest po prostu mistrzostwo świata, to mógłbyś wziąć ich wszystkich de facto. Są takie stanowiska, takie sytuacje, że rzeczywiście dobrego człowieka nie ma i znalezienie dziesięciu kandydatów mistrzostwo świata). Natomiast jeśli masz tych kandydatów więcej i jest to dla Ciebie dość wygodna sytuacja, że możesz sobie w miarę możliwości kogoś wybrać, to warto na początku zrobić rozmowę telefoniczną z kandydatem i te rozmowy telefoniczne powinniśmy robić w różnych kontekstach. Można się na nią umówić. Oczywiście, żeby kandydat był przygotowany zobaczyć czy pamięta, zobaczyć czy będzie punktualnie oczekiwał na nasz telefon, czy będziesz miał takie wrażenie, że jest cisza wokół niego, że nie ma muzyki, nie ma jakiegoś hałasu, bo kandydat jest akurat np. podczas transportu czy podróży. To jest pierwsze. Czyli umawiasz się rzeczywiście na taką rozmowę kwalifikacyjną na telefon, która jest dużo krótsza niż przyjście kandydata do firmy, ale też taki spontaniczny telefon. Masz CV, masz oczywiście odpowiednią zgodę RODO, na co uczulam, i dzwonisz do tego kandydata właśnie po to, żeby zobaczyć jak on zareaguje na telefon spontaniczny. Czy kiedy on jest w pracy, wyczujesz to z kontekstu (bo on będzie pewnie zaskoczony Twoim numerem telefonu. Zapewne nie ma zapisanego tego numeru, jeśli aplikował tak po prostu), więc dobrze jest po prostu tak zadzwonić i sprawdzić w jaki sposób ten kandydat ten spontaniczny telefon odbierze. I jak już tych kandydatów zaprosisz do swojej firmy, to o ile, tak jak mówiłam wcześniej, nie jest to stanowisko, gdzie bardzo mało kandydatów czy kandydatek jest na dany wakat, to warto w miarę możliwości wprowadzić też takie rozmowy telefoniczne.

Kolejną rzeczą, którą warto dać to zróżnicować tą rekrutację, czyli wiadomo, że Ty jesteś szefem, Ty będziesz tą rekrutację prowadził. W zależności od tego jak dużą masz firmę, ktoś będzie Ci pomagał bardziej lub mniej. Dobrą praktyką jest to, że spotykasz się mimo wszystko niezależnie od wielkości Twojej firmy z każdą zatrudnioną osobą osobiście. Możesz się z nią spotkać na ostatnim etapie, tuż przed podpisaniem umowy, ponieważ masz tak fajnie przygotowany ten proces rekrutacyjny, że inne osoby z Twojego zespołu już po prostu wybrały Ci najlepszą czy dwóch najlepszych kandydatów do finalnej decyzji. To jest super, to jest doskonale. Natomiast dość dobrze jest spotkać się nawet w strukturze, która liczy 50, 100 czy 200 osób. Założyciel Netflixa przez wiele, wiele lat spotykał się z każdą z osób na rozmowie rekrutacyjnej. Nawet jeśli był to stażysta, to też o czymś świadczy. O tym dość otwarcie pisze w swojej książce, że wiele obowiązków zdelegował, wiele rzeczy oddał innym ludziom u siebie w zespole, ale pozostawił sobie na bardzo wiele lat, mimo ogromu pracy, pozostawił sobie rozmowę z kandydatami, bo chciał ich lepiej poznać i chciał wiedzieć, że to jest właściwy człowiek.

On miał już też pewną intuicję do ludzi i taką intuicję ty też sobie sam wytworzysz, ale musisz się spotykać z ludźmi i musisz umieć tak popatrzeć na drugiego człowieka, obserwować, takie zadać pytanie, co oczywiście u Ciebie jako u szefa pojawi się z czasem, musisz mieć takie przekonanie, że w pewien sposób zaczynasz czuć, czy ten człowiek rzeczywiście do Twojego teamu, do Twojej kultury organizacyjnej pasuje. Albo prowadzisz sam od A do Z ten proces rekrutacyjny, bo nie masz dzisiaj osoby, która mogłaby to zrobić za Ciebie w Twoim imieniu czy razem z Tobą ramię w ramię. Więc prowadzisz ten proces rekrutacyjny sam. I nawet kiedy go prowadzisz sam, to fajnie jest przedyskutować z żoną, z siostrą, z mężem, z narzeczonym, z osobą, która ma inne doświadczenie biznesowe, ze swoim mentorem, z innym rekruterem. Warto jest móc przedyskutować dwie, trzy najlepsze Twoim zdaniem kandydatury, żeby jeszcze pojawiły się w Twojej głowie, zasugerowane przez tą osobę trzecią, dodatkowe pytania dla tej kandydatury. To jest dość istotne, bo my jako ludzie widzimy ze swojej perspektywy.

Trudno jest nam wejść w buty innej osoby z punktu widzenia jej doświadczeń. I nawet jeśli masz duże doświadczenie, to naprawdę przedyskutowanie danej kandydatury, danych obaw przede wszystkim co do zatrudnienia tej osoby, sposobu prowadzenia tej osoby, nie tylko onboardingu, ale sposobu później włożenia jej w strukturę Twojej firmy na wiele, wiele lat. To jest dość interesująca sprawa i zawsze warto takim doświadczeniem się wymienić. Zawsze warto być taką osobą, która czuje respekt do zdania drugiego człowieka o Twoich pracownikach i potencjalnych pracownikach również. I teraz jedną z ostatnich rzeczy, którą chcę powiedzieć w tym odcinku, na co szczególnie zwrócić uwagę to też, żeby ten pracownik pasował do Twojej kultury organizacyjnej. Użyłam tego słowa już wcześniej. Dzisiaj mówi się o tym i na to wskazują badania. To nie jest jakaś taka prawda ludowa, przenoszona tylko i wyłącznie z firmy na firmę. Na to wskazują też badania, że dzisiaj mówi się o tym, że firma nie wygrywa już tabelką w Excelu tak bardzo, bo oczywiście ma to zawsze znaczenie dla akcjonariuszy, ma to znaczenie dla twojego prywatnego portfela, dla pracowników ile zarabiają itd., natomiast firma już tak bardzo nie wygrywa tabelką Excela, a zaczyna coraz bardziej wygrywać kulturą organizacyjną. Znaczy nie tylko ci młodzi z pokolenia ZET szukają firmy, która im będzie pasowała pod względem atmosfery pracy, wartości takich, o których się mówi, o których się nie mówi, ale się czuje je w firmie, są nienazwane. To właśnie te wartości, te elementy takie niematerialne, te aspekty takie jak warunki pracy również, czyli praca zdalna versus elastyczne godziny pracy versus hybrydowa praca. Takie rzeczy są dla młodego człowieka nie tylko dla tego młodego człowieka, bo to jest kluczem mojej wypowiedzi, dzisiaj coraz bardziej istotne. I za chwilę ta kultura organizacyjna będzie stanowiła twoją ogromną przewagę na rynku lub też nie. Więc dobór swojego pracownika do kultury organizacyjnej powiedziałabym, że jest bardzo ważny. Ja przez wiele lat, jako osoba, która prowadzi agencję rekrutacyjną i mając na co dzień styczność z rekrutacją od podszewki, to przez wiele lat zauważyłam, że ukuł się taki mit weźmiemy człowieka z dobrymi kompetencjami, mając tutaj na myśli wiedzę, mając tutaj na myśli umiejętności. I dzisiaj ten mit jest bardzo mocno obalany, dlatego, że wiedza i umiejętności to nie wszystko. To, czy ta osoba zostanie przyjęta przez zespół i odnajdzie się w zespole, czy będzie umiała z nim współpracować, czy jest osobą bardziej nastawioną na rywalizację, bo masz zespół rywalizacyjny. Oczywiście w pozytywnym tego słowa znaczeniu, bo np. masz agencje pośrednictwa nieruchomości i każdy tutaj rywalizuje w pewien sposób. To są często sprzedawcy gwiazdy, więc taki mały pierwiastek rywalizacji jest po prostu potrzebny. Ci ludzie będą się lubić, ale potrzebują też adrenaliny na co dzień, więc szukasz kogoś, kto w takiej kulturze organizacyjnej się odnajdzie lub być może masz firmę, która jest kompletnie przeciwko rywalizacji i niesamowicie kultywuje pracę zespołową i jest to np. firma z branży księgowej, gdzie kadry i płace i księgowość są prowadzone poprzez pracę zespołową. I jeśli jedna koleżanka zakończy swój temat realizować, no to siłą rzeczy Ty jesteś po to, żeby tej koleżance zaoferować pomoc, czyli żeby ten Twój team wymieniał się ze sobą pewnymi kompetencjami i też czasem pracy.

Czyli te elementy, na które bym chciała zwrócić tutaj uwagę, podsumowując ten odcinek to są wartości, to jest czytanie między wierszami, to jest kultura organizacyjna, to jest to, żeby prześwietlać tego kandydata, mówiąc kolokwialnie, w różnych aspektach, czyli żeby patrzeć na niego, w jakich sytuacjach odbiera telefon, jak on się zachowuje, jak sobie radził z sytuacjami trudnymi i na samym końcu, żeby mieć na tyle głowy, że nawet dobrze poprowadzona rekrutacja może oznaczać w jakimś tam procencie, jest taka szansa, fiasko już w samym procesie współpracy z tym pracownikiem i nie zawsze jest to Twoja wina. Dlaczego o tym mówię? Dlatego, że nie rezygnuj z poszukiwania dobrych ludzi do swojej firmy, jeśli się spalisz na pierwszym czy na drugim człowieku lub jeśli Ty sam się spalisz na sobie, bo nie będziesz w stanie dobrze tego procesu poprowadzić, nie będziesz z siebie zadowolony, pojawi się poczucie winy "ja jako szef nie potrafię". Nie! Ucz się cały czas, szukaj cały czas ludzi do swojego zespołu i przy pierwszym, drugim, trzecim źle obsadzonym stanowisku nie rezygnuj, tylko cały czas zastanawiaj się co tam nie zatrybiło. Rób sobie analizę, przegadaj temat z ludźmi i myśl o tym, w jaki sposób to zmienić, czy samo stanowisko, czy swoje podejście, czy w innym miejscu szukać ludzi, czy zmienić opis stanowiska, bo być może nie szukałeś właściwego kandydata, bo to Cię uczy budowania wielkiej organizacji i to Cię uczy budowania wielkiego zespołu. Do zobaczenia w kolejnych odcinkach. Oczywiście bardzo Cię proszę o komentarz czy to na Facebooku, czy to na LinkedIn, czy w wiadomości mailowej. Zapraszam Cię bardzo serdecznie, żebyś dał znak, dał feedback, jak ten dzisiejszy odcinek się Tobie podobał. Na łączach. Do usłyszenia!