Cześć! Witam Ciebie bardzo serdecznie w kolejnym odcinku szefa/szefowej bez presji. Ja się nazywam Marta Woźny-Tomczak. Od ponad 14 lat prowadzę swój własny biznes i w tym podcaście mówię o tym, w jaki sposób Ty jako szefowa/szef możesz odejść z operacyjnego zarządzania swoim biznesem. W jaki sposób możesz przejść do pracy strategicznej nad biznesem, w jaki sposób możesz delegować zadania, zmotywować zespół, zbudować również ten zespół do tego, żeby on efektywnie działał bez Twojej codziennej, bieżącej kontroli. Być może będziesz chciał pójść w rozwój innego biznesu w swoim wolnym czasie. Być może będziesz chciał zainwestować w inny rodzaj prowadzonej działalności. Być może będziesz chciał spędzić więcej czasu podczas uprawiania pasji albo po prostu pobyć ze sobą lub z rodziną. Do tego właśnie jest ten podcast, żeby ułożyć sobie tak procesy biznesowe, standardy i Twój warsztat menedżerski, żeby Twoja firma potrafiła bardzo skutecznie działać bez Twojej codziennej obecności. W dzisiejszym odcinku chciałabym szczególną troską otoczyć temat zebrań. Niedawno wróciłam ze szkolenia, gdzie kadra menedżerska bardzo dobrze, bardzo poprawnie prowadzi swoje zespoły. Natomiast zauważyłam, że zebrania w tej firmie odbywają się w taki sposób mało efektywny, mało skuteczny. I de facto to jest tak, że my wszyscy czujemy instynktownie, że warto spotykać się ze swoimi ludźmi i warto organizować tą pracę w formie spotkań czy to 1:1, czy właśnie w formie spotkań, w formule zebraniowej.

Natomiast nie zawsze mamy konkretną agendę, nie zawsze mamy konkretne pomysły, jak takie spotkania mogłyby wyglądać, jak tą skuteczność na tych zebraniach wyzwalać. I dzisiaj właśnie na ten temat sobie więcej powiemy, zwrócimy na to dużo więcej uwagi. Pierwszą rzeczą, którą warto zaznaczyć, jest to, że spotkania warto odbywać. Mogą mieć one formułę stacjonarną, mogą mieć one formułę online. Natomiast ich odpowiednio optymalna ilość rzeczywiście bardzo korzystnie wpływa na zespół, na tworzenie morale zespołu, na budowanie ducha zespołu, na kształtowanie kultury organizacyjnej, ale też również dobrze poprowadzone spotkanie jest świetne do motywowania ludzi, do delegowania zadań, do świętowania sukcesów czy omawiania jakiś trudnych studiów, przypadków związanych z Twoją bieżącą działalnością, z obsługą klienta czy z jakąś trudnością logistyczną czy trudnością w procesie produkcji. Naprawdę dobrze poprowadzone spotkanie powinno pozostawić Twoich ludzi w takim przekonaniu, że jesteście całością jako firma i dobrze poprowadzone spotkanie powinno pozostawić Twoich ludzi w przekonaniu, że razem dajecie radę. Czyli, że w naszej firmie dobrze się dzieje, bo nawet w obliczu trudności jesteśmy silnym zespołem i w naszej firmie dobrze się dzieje, bo nawet w obliczu trudności potrafimy się ze sobą spotkać, wyzwolić bardzo dużo motywacji do zmiany.

Jeśli do tej pory spotkania w Twojej firmie kończyły się frustracją, były przedłużające się, miałeś wrażenie, że powinny być omówione trzy kluczowe zagadnienia, a do drugiego lub do trzeciego nawet żeście nie doszli. Jeśli do tej pory były to spotkania depresyjne, gdzie uczestnicy przychodzili nieprzygotowani, gdzie uczestnicy się spóźnili, że uczestnicy nie słuchali się nawzajem, to jest to definitywnie odcinek, który warto, żebyś przesłuchał/przesłuchała, bo dobre poprowadzenie spotkań może być takim wąskim gardłem w twoim biznesie. To może być taki punkt, którego naciśnięcie rzeczywiście spowoduje, że twoja firma będzie na najwyższych torach, a Ty jako szef będziesz mógł spać dużo bardziej spokojniej nocy i dużo lepiej obserwować płynność procesów, która ma miejsce w Twojej firmie.

Zacznijmy od tego, że dobre spotkanie przede wszystkim używane jest jako rutynowa sprawa i nie jest ani za często, ani za późno rozłożone w czasie. Co to znaczy? To znaczy, że spotkanie zespołu, który ze sobą pracuje na co dzień, który niemalże codziennie wymienia się danymi, wymienia się wiedzą, wymienia się informacjami o klientach, ma bardzo dużą formę takiej pracy zespołowej. Takie spotkanie, które odbywa się raz na kwartał, to jest zdecydowanie za mało. Jeśli prowadzicie razem projekty bieżące, mocno operacyjne, to jedno spotkanie w tygodniu może być wystarczające. Być może będziecie takich spotkań potrzebować aż dwa. Spotykanie się z ludźmi codziennie i omawianie tych samych tematów przy spotkaniach 40-minutowych, 60-minutowych będzie też zbyt dużą częstotliwością i to spowoduje taki marazm, nie przychodzenie poszczególnych osób na spotkania, udawanie, że mamy inne, ważniejsze tematy, które realizujemy, kiedy takie spotkanie się odbywa. Czyli rzeczywiście sobie popatrz, ustalając rutynowość tego spotkania czy jedno spotkanie raz na tydzień, czy jedno spotkanie raz na 2 tygodnie będzie optymalną ilością tych spotkań. Testuj. Nie bój się tego, że jako szef/szefowa zaproponujesz spotkanie co poniedziałek, a następnie sprawdzisz jak to działa. Nie bój się tego, że raz zaproponujesz spotkanie co poniedziałek i czwartek i testuj jak Wam to działa. I nie bój się też tego, że niektóre spotkania w gronie osób, które ze sobą pracują bardziej strategicznie, mniej operacyjnie zaproponujesz raz na miesiąc czy raz na 6 tygodni.

Zobacz jak dobrze służy Wam odstęp krótszy i zobacz jak dobrze czy źle służy Wam odstęp dłuższy. Po prostu testuj. Kolejną rzeczą oprócz tego, że to spotkanie musi być rutynowe, to jest mniej lub bardziej ułożona agenda. Jeśli przed spotkaniem nauczysz swoich ludzi, że pewne rzeczy trzeba przywieźć, dowieźć na spotkanie, że dane powinny być w pewien konkretny sposób prezentowane, to zaoszczędzisz mnóstwo czasu na dopytywanie, zaoszczędzisz mnóstwo czasu na nieprzygotowanie, na takie podejście trochę lekceważące do treści, które mogą mieć miejsce na spotkaniu. Naucz swoich ludzi, że spotkanie wymaga szacunku do każdej uczestniczącej w tym spotkaniu osoby, a to oznacza, że jeśli ktoś przez 10 minut zbiera myśli, poszukuje danych, wychodzi ze spotkania, żeby przywieźć na to spotkanie ważną rzecz, jakąś ważną tabelkę w Excelu, to pamiętaj, żeby te osoby też miały na uwadze, że właśnie zmarnowały 10 minut sześciu osób będących razem z Tobą na tym spotkaniu w salce konferencyjnej, czyli hipotetycznie zmarnowały 60 minut. To są dość istotne dane i byłabym skłonna do takiej asertywnej postawy, żeby ogłosić spotkanie wcześniej, wyznaczyć agendę, wcześniej, jasno zaznaczyć czego od uczestników na tym spotkaniu na poziomie przygotowania oczekujesz.

Jeśli prowadzisz takie spotkania pierwszy raz, nie byłeś takim szefem, który wyznacza zadania - "Ada bardzo Cię proszę przynieś raport z ostatniego miesiąca. Jak wyglądały nasze zasięgi w jakimś medium społecznościowym? Ola, bardzo Cię proszę przynieść informacje o płatnościach. W jaki sposób klienci w ostatnim miesiącu u nas opłacali faktury? Aleksander przynieś informacje o usterkach z naszego zakładu produkcyjnego z hali produkcyjnej. Co się wydarzyło w ostatnim miesiącu?" - jeśli nie prowadziłeś tak konkretnego spotkania, to to może być pewnym zdziwieniem dla ludzi, którzy pojawią się na nim pierwszy raz. Więc wprowadź to asertywnie, natomiast miej bardzo duże zrozumienie do danych, które być może zostaną niezaprezentowane w taki sposób, w jaki Ty życzyłbyś sobie tego od samego początku, bo po trzecim, po czwartym spotkaniu dopiero być może Twoi ludzie w taki dobry nawyk przygotowań do spotkania wejdą. Kolejną rzeczą, na którą warto zwrócić uwagę, gdzie się najczęściej spotkania rozjeżdżają, to jest właśnie albo brak przygotowania, czyli siedzenie na spotkaniu i przygotowywanie się podczas tego, kiedy koleżanka mówi zamiast odrobić swoje zadanie domowe przed spotkaniem, to kolejnym błędem jest to, że przychodzimy na spotkanie ze spóźnieniem.

O godzinie dziesiątej się spotykamy, więc o dziesiątej wszyscy wstają ze swojego biurka, jedna osoba wędruje do toalety, druga osoba idzie sobie zrobić kawę, trzecia osoba mówi szybciutko jeszcze muszę wysłać jednego SMS'a do klienta i to finalnie powoduje, że dwie osoby siedzą już o 10:02 na spotkaniu, a pozostałe schodzą się o 10:07, żeby powitać ostatniego uczestnika o 10:13. Nie jest to właściwa forma, ponieważ powoduje bardzo duże zwlekanie pewnych zagadnień. Dobrą praktyką, którą polecam jest po pierwsze rozpoczynanie spotkania nie o pełnej godzinie o 10:05, dla przykładu, o 10:10 dla przykładu i kończenie tego spotkania nie o godzinie pełnej, ale zawsze z takim małym małymi minutami przed daną pełną godziną. Czyli hipotetycznie zaczynamy 10:05, a spotkanie kończymy o 10:50. Jeśli jakieś zagadnienie da radę omówić w godzinę, to uczcie się nawzajem jako zespół. Steruj też tym procesem, aby w agendzie zaznaczyć "zrobimy wszystko co się da, żebyśmy o godzinie 10:50 mogli opuścić salę". Pamiętaj o buforze. To jest druga praktyka, która nam tą punktualność wyzwala. Pamiętaj o tym, że dając komuś szansę zakończenia spotkania o 10:50, być może skończycie o 10:55, być może skończycie o 10:57.

Jeśli dana osoba na 11:00 ma kolejne spotkanie, to siłą rzeczy powoduje to obsuwę czasową, niekomfortową dla wszystkich obecnych na spotkaniu. Warto zatem mówić, że kończymy o 10:45 i zostawcie sobie proszę 5 minutowy bufor na spakowanie rzeczy, na jakieś trudniejsze pytanie, na ustalenie kiedy kolejne spotkanie w tym aspekcie musiało być zorganizowane, ponieważ na tym dzisiejszym nie udało się w stu procentach odpowiedzieć na wszystkie nurtujące Was kwestie. Trzecią dobrą praktyką, jeśli chodzi o wyzwolenie punktualności jest po prostu zacząć na czas. Bardzo dużym błędem jest to, kiedy organizator spotkania usiłuje zaczekać na wszystkich, na wszystkie herbaty, na wszystkie kawy, na to, żeby każdy przyszedł optymalnie przygotowany, z papierami, z tabelkami w Excelu, z wykresami na komputerze, z prezentacjami. Jeśli wybija godzina 10:05, na którą żeście się umówili, zacznij o 10:05. Nie musisz zacząć od najbardziej podstawowej, newralgicznej i kluczowej kwestii. Nie jest powiedziane, że natychmiast trzeba mówić o trudnych przypadkach. Możesz zacząć od tego, żeby rozpocząć jakimś takim mniejszym tematem.

Być może spotkanie będzie dotyczyło problemu na produkcji. Natomiast w międzyczasie wydarzyła się jeszcze jakaś inna rzecz, którą chciałbyś bardzo krótko zasygnalizować swojemu zespołowi. Ważne jest tutaj, żeby zacząć na czas, bo to uczy szacunku do poszanowania naszego wzajemnego czasu. Jeśli nie zaczniesz na czas, będziesz miał czy będziesz miała jako szef, czy organizator takiego spotkania takie przekonanie, że to spotkanie mogłoby się szybciej zakończyć, mogłoby być bardziej nastawione na rezultat, a tutaj ono się po prostu rozwlekła. Planując też takie spotkanie pomyśl (to jest bardzo cenna wskazówka, jeśli już takie spotkania prowadzisz), czy na pewno jesteś właściwą osobą do prowadzenia tego spotkania i czy na pewno uczestnicy, którzy są na tym spotkaniu, wszyscy jak jeden mąż muszą na nim być. Czyli testujemy zarówno częstotliwość spotkań, długość tych spotkań, godzinę tych spotkań, jak i testujemy idealne, wymarzony skład, idealną rolę, jaką dana osoba na danym spotkaniu mogłaby pełnić. Jeśli zaczynasz prowadzenie spotkania, to najprawdopodobniej będziesz głównodowodzącym. Najprawdopodobniej ty wyślesz maila z agendą, najprawdopodobniej ty powitasz uczestników spotkania, najprawdopodobniej Ty też to spotkanie zamkniesz. Jeśli dyskusja nie będzie szła we właściwym kierunku, najprawdopodobniej od Ciebie uczestnicy będą oczekiwać tego, żebyś nadał czy nadała ten właściwy kierunek.

I tak jest rzeczywiście, jeśli coś robimy po raz pierwszy. Tak jest rzeczywiście, jeśli organizacja nie jest nauczona tego, że spotkania mają się odbywać poza Twoją obecnością. W fajnie funkcjonujących organizacjach, o których mówię w tym podcaście - bo przecież do tego was przygotowywuję - do tego, żeby firma mogła istnieć bez was, bez was jako szefów, bez was jako szefowych, to w dobrze funkcjonującej firmie to, czy Ty jesteś w niej czy nie, nie wpływa na ilość spotkań. Czasami mamy takie firmy, gdzie urlop szefa oznacza, że pracownicy nie zobaczą się ze sobą i nie przepchną ze sobą tematów przez tydzień czy dwa, ponieważ właśnie tyle szefa nie ma w miejscu pracy. My chcemy stworzyć firmę, która potrafi zorganizować spotkanie niezależnie od Twojej obecności. Więc fajnie by było zwrócić uwagę na to, czy przy piątym, szóstym spotkaniu, kiedy już one są zrutynizowane, kiedy już jest w miarę znana agenda, kiedy już w miarę wiadomo, jak należy się na nie przygotować. Kiedy każdy zna w miarę możliwości dane, które powinien na to spotkanie przynieść i w jaki sposób ma je zaprezentować, to w tym momencie fajnie jest powiedzieć ja dzisiaj tak spotkanie prowadzić chciałbym jako szef, jako szefowa być waszym gościem.

I teraz pada taka dziwna cisza, gdzie nikt nie chce się zgłosić do pociągnięcia tego tematu, do bycia organizatorem tego spotkania. Bardzo serdecznie polecam, żeby ta osoba się zmieniała. Nie zawsze musi być to szef marketingu, nie zawsze musi być to szef logistyki. Czasami bardzo dobre spotkanie może poprowadzić pani z sekretariatu. Czyli popracuj nad tym, żeby wasze role w zespole były wymienne, żeby raz móc obejrzeć styl prowadzenia spotkania jednej osoby na kolejnym spotkaniu. Była to inna twarz, żeby ta rola tego lidera, który prowadzi spotkanie, była rolą zmienną. Dzięki temu ludzie po pierwsze nauczą się występować u Ciebie publicznie, co jest takim trochę efektem ubocznym całości sprawy, ale po drugie Ty będziesz miał takie poczucie, że dadzą sobie radę, kiedy w którymś etapie na danym spotkaniu nie będziesz uczestniczyć. To da Ci taką szansę z czasem bycia obecnym na co drugim spotkaniu. Hipotetycznie możesz być obecny na spotkaniu co poniedziałek, ale już nie na spotkaniu, które być może odbywać się operacyjnie w twojej firmie w czwartek. Naucz ludzi regularności, naucz ich podstawowych zasad typu punktualność, naucz ich przygotowania, a później pozostaw im wolną przestrzeń na to, żeby w ramach tych ram, które Ty im nałożysz czy nakładasz, żeby oni mogli swoje inicjatywy i swoje sposoby prowadzenia spotkań uskuteczniać.

Dajmy im tą przestrzeń na wolne wnioski. Najmniej tą przestrzeń na to, że dwie osoby, które być może ze sobą wcześniej się fajnie nie komunikowały, będą mogły na takim spotkaniu również o swoich opiniach powiedzieć, o swoich pomysłach powiedzieć czy o swoich refleksjach. I teraz na sam koniec wniosek, który dotyczy też uczestników. Nie zawsze wszystkie osoby z danego teamu, z danego działu powinny być na spotkaniu. Najbardziej efektywne spotkania to tak jak warsztat, który się prowadzi. Najbardziej efektywne spotkania mają do 8 osób. Mamy wtedy szansę na żywą dyskusję. Mamy wtedy szansę na jakieś twórcze pomysły, na wysłuchanie się nawzajem i też ten czas tego spotkania jest wartościowy dla każdej z osób. Jeśli mamy grupę 16 osobową, istnieje bardzo duże prawdopodobieństwo, że w ciągu 40 minut jedna czy dwie osoby, a może i 5 osób na tym spotkaniu praktycznie nie wypowie się wcale. Być może ktoś je tylko prześledzi z kartką papieru, z jedną notatką lub też wręcz z pustą kartką papieru. To nie jest coś, do czego dążymy. Więc idąc na spotkanie rozważ, czy osoby, które zostały zaproszone mają pełną świadomość ważności bycia na tym spotkaniu i czy rzeczywiście Ty takie osoby na to spotkanie zaprosiłeś.

I można sobie zaoszczędzić mnóstwo czasu przed spotkaniem. Jeśli z osobą, do której masz zaufanie, w firmie, która może mieć rozeznanie, rozważasz skład poszczególnych osób na spotkaniu i może być tak, że członkowie się wymieniają. Może być tak, że ktoś wejdzie na spotkanie dosłownie na 25 minut i zniknie na pozostałe 20 minut. Nie jest nigdzie powiedziane, że zawsze wszyscy, zawsze na tą samą godzinę, zawsze w ten sam sposób i zawsze ta sama osoba prowadzi. Jeśli macie dobrą agendę i dobrze opisany cel tego spotkania, do czego to spotkanie zmierza, to pod to można wysnuć całą listę uczestników pod to, pod ten cel spotkania, co chcecie konkretnie osiągnąć, można ustalić sposób przygotowania i można ustalić, kto który fragment danego spotkania poprowadzi. W tym podcaście chcę powiedzieć, że spotkania są bardzo dobrą formą do zrzeszenia ducha zespołu, ponieważ właśnie podczas spotkań uczestnicy na forum mają możliwość skonfrontować się z pewnymi pomysłami, czasami z pewnymi ocenami swoich zachowań, czasami ze swoimi sukcesami, które mogą ze sobą świętować. I fajne poprowadzenie spotkania w formie pytań, fajne poprowadzenie w sposób przemyślany, z nastawieniem na konkretny rezultat, być może za spisanie tego rezultatu i później dociśnięciem, domknięciem tego rezultatu o 10:45 czy 10:50 kiedy będziecie kończyć, rzeczywiście da Wam ogromny zastrzyk energii.

Pomyśl sobie dzisiaj na temat swoich dotychczasowych spotkań. Jeśli chciałabyś lub chciałabyś uzyskać trochę wsparcia, jakie pytania zadać, w jaki sposób kierować się priorytetami - daj koniecznie znać w komentarzu. A ja już teraz zapraszam Ciebie do zostawienia kontaktu w portalu typu LinkedIn lub na Facebooku. Bardzo będę Ci wdzięczna, jeśli udostępnisz również ten podcast i podzielisz się jego zawartością z innymi przedsiębiorcami, których pewnie trochę w swoim kręgu znajomych masz. Trzymam za Ciebie kciuki. Nie ustawaj w organizowaniu tak biznesu, aby sprawiał Ci on nie tylko przyjemność, nie tylko był źródłem finansowego wsparcia, ale był też dla Ciebie ogromną satysfakcją w rozwoju ludzi właśnie m.in. dobrze poprowadzonym spotkaniom. Do zobaczenia!