Cześć! W dzisiejszym odcinku będzie temat trudny, mianowicie temat związany z płatnością. Jeśli jesteś szefową firmy, szefem firmy i chciałabyś/chciałbyś, żeby płynność finansowa Twojej firmy poszybowała w górę, jeśli chciałbyś zminimalizować ilość klientów, którzy zapominają opłacić Twoje faktury, zapraszam serdecznie do tego odcinka. Ja się nazywam Marta Woźny-Tomczak i prowadzę firmę od 2008 roku, a w tym podcaście uczę szefa/szefową firmy, jak sprawić, żeby móc odejść z bieżącej analizy biznesu, z bieżącej pracy operacyjnej nad tym biznesem, jak sprawić, żeby strategicznie podchodzić do naszych firm, jak sprawić, żeby nasz czas wolny móc zainwestować w rozwój siebie, w rodzinę czy też zakładanie innych biznesów. Dzisiaj witam w odcinku na temat windykacji płatności. Moi drodzy lepiej jest ten temat omijać szerokim łukiem. To znaczy, jeśli mam mieć problem z uzyskaniem wynagrodzenia za moją usługę czy za mój produkt to lepiej jest najpierw przede wszystkim zapobiegać. Jako szefowa firmy powiem Ci, że kosztowało mnie to trochę wiedzy, czasu, a przede wszystkim emocji, żeby wzbić się na taki poziom asertywności, w którym obok wielkiej empatii dla mojego klienta, obok serdeczności, a także cierpliwości dla klienta, jest też ta doza asertywności, kiedy wymagam od swoich kontrahentów rzeczywistej opłaty za produkt czy usługę.

To nie jest tak, że my się rodzimy z taką kompetencją myślenia o finansach. Raczej uczymy się doceniania siebie. Raczej dojrzewamy do tego, że biznes prowadzimy dla pieniędzy. I większość przedsiębiorców, zaczynając właśnie z tej pasji do klienta i z pasji do swojej usługi czy do produktów, zostawia sobie ten temat finansowy na późny moment. Finalnie budzimy się ze słabą studnią pieniędzy na naszym rachunku bankowym, a z dużą ilością po prostu zobowiązań, które musimy opłacić. Dlatego mówię o tym, że do tej roli, takiego skutecznego, miękkiego, miłego windykatora jako szefowie firmy powinniśmy po prostu dorosnąć. I powinniśmy mieć też ludzi w swoim zespole, którzy ciebie będą w tej windykacji wspierać. Dlaczego to jest ważne? Ważne jest to z tego punktu widzenia, że bardzo często jeśli sprzedajesz produkt do klienta, czy to biznesowego, czy to detalicznego, to później ten klient widzi Ciebie jako dobrą duszę sprzedażową, chce dalej kupować u Ciebie. I ta relacja związana z windykacją należności, które się Tobie należą jest trudna. Jeśli wiesz, że możesz mieć kolejne zlecenie na 10 tysięcy, 50 tysięcy, 100 tysięcy, 500 tysięcy i wiesz, że możesz u swego klienta uzyskać polecenie, no to siłą rzeczy bardzo trudno jest później tą kwotę, którą on ci potencjalnie zalega albo będzie zalegał windykować. Dlatego to jest coś takiego, co ja nazwałam, że lepiej omijać szerokim łukiem. To znaczy, jeśli masz w swojej firmie możliwość rozdzielenia tej roli z jednej strony dział handlowy, który sprzedaje, z drugiej strony dział windykacyjny, który sprawdza czy wszystkie płatności odpowiednio weszły na konto, to jest to dla Ciebie lepiej. Tu nie ma po prostu konfliktu interesów. Nie spotkasz się z klientem na spotkaniu networkingowym, na rozmowie przez komunikator online, gdzie jednocześnie sprzedajesz i jednocześnie musisz poprosić o dokonanie opłaty, która jest Ci należna i która być może już parę dobrych dni temu jest, no powinna być zapłacona, a jest w tej chwili przeterminowana.

Więc pomyśl sobie, czy bardziej jako szef stoisz po tej stronie sprzedażowej, gdzie lubisz relacje z klientem, tą dynamikę badania potrzeb, dynamikę finalizacji transakcji, czy raczej jesteś od strony finansowej mocniejszy. Lubisz siedzenie w Excelu, lubisz siedzenie w papierkach, wtedy będzie Ci łatwiej pełnić tą funkcję windykacyjną. To rozróżnienie jest dość potrzebne, bo tak jak mówię, aby utrzymać dobrą relację z klientem rzadko chcemy pokazać zęby, a to niestety czasami w tej windykacji miękkiej czy twardej jest nam potrzebne. Drugą taką rzeczą, żeby omijać ten temat szeroko szerokim łukiem jest fakt, żeby przede wszystkim profilaktykę stosować, zabezpieczać potencjalne transakcje, żeby nie doznać tej nieprzyjemnej emocji, jaką jest proszenie o pieniądze po raz trzeci, piąty, piętnasty to po prostu zapobiegaj. Zapobieganie polega na tym, że przede wszystkim to, co sprzedajesz, ma jakąś podstawę umowy, maila, jakiejś formy pisanej, chociażby rozmowy podczas dialogu na Messengerze, gdzie mamy ustalony termin płatności, gdzie mamy ustaloną konkretną kwotę. Czyli przestrzegam bardzo gorąco przed takim luźnym podchodzeniem, szczególnie do klientów, których się zna bardzo dobrze, szczególnie do klientów, którzy mogą robić duże zakupy i szczególnie do klientów, którzy tę serdeczność z naszej strony mogą po prostu później przeciwko nam i naszej firmie wykorzystywać. Pomyśl sobie, co możesz zrobić profilaktycznie zanim sprzedasz, żeby maksymalnie zabezpieczyć transakcję.

I tutaj mamy różne możliwości. Na przykład w umowach, które mamy z operatorami sieci komórkowej, bardzo często można dostać rabat za terminową płatność. De facto nie jest to rabat za terminową płatność. Jest to po prostu kara za płatność po czasie. Czyli operatorzy telefonii komórkowej zabezpieczają się hasłem miłym i przyjemnym dla potencjalnego klienta. Będziesz płacił w terminie, będziesz utrzymywał swoją zniżkę, podczas gdy tak naprawdę jest to nic innego jak przemycenie kary umownej. Będziesz opłacał po terminie. Będą Ci naliczone wyższe opłaty wyższe niż jakieś odsetki, które są wyliczone zgodnie z ustawą. Więc pomyśl sobie, czy też nie chcesz stosować rabatów właśnie na takiej zasadzie. Czyli jest termin płatności, został on przestrzegany, nie zostanie naliczona żadna dodatkowa opłata. Ale my to robimy w pewien inny sposób. Po prostu na fakturze pojawia się rabat. Czyli najpierw jest wykonany przelew, później jest wystawiona faktura zgodna z tym, ile rzeczywiście pieniędzy i w jakim rzeczywiście terminie te pieniądze wpłynęły na Twoje konto. To jest bardzo fajna metoda, gdzie też biura księgowe zabezpieczają się przy przesyłaniu przez ich klientów dokumentów po czasie.

Jeśli biuro księgowe musi swoje obowiązki związane z podatkami wyliczać do 20-tego danego miesiąca czy do 10-tego danego miesiąca, a zdarza się, że faktury od swoich kontrahentów, dla których te usługi przecież świadczą dostają 18-tego, 19-tego, no to panie czy panowie księgowi, którzy w tym biurze pracują, musieliby wszystko rzucić, czasami księgowość dosłownie 24 godziny na dobę, żeby do dwudziestego móc przesłać swoim klientom informacje o wysokości podatków czy ZUS-ów czy innych składowych, które ten podatnik czy ten przedsiębiorca powinien zapłacić. Co robią biura księgowe? Zresztą bardzo słusznie, że to robią. Po prostu nagradzają klientów, którzy przynoszą te dokumenty do trzeciego danego miesiąca, do piątego danego miesiąca. Jeśli jesteś w stanie przynieść szybciej, liczysz na zniżkę i ta zniżka jest zniżką z nazwy, bo tak naprawdę może być to zupełnie podstawowa opłata za wykonanie usługi, A przeniesienie tej faktury post factum po 18-tym, po 19-tym jest po prostu karą. My nie nazywamy tego karą w umowie, czy też to biura rachunkowe nie nazywają tego karą w umowie, ale jest to pewien zabieg, który jest stosowany żeby zwiększyć skuteczność uzyskiwania tych dokumentów. Bardzo polecam przemyślenie, czy taka strategia będzie pasowała do Twojej sprzedaży, do Twojego produktu.

Kolejna rzecz, aby zadbać o profilaktykę, aby znowu szerokim łukiem omijać klientów, z którymi będziesz musiał po prostu później, czy będziesz musiała bawić się w kotka i myszkę, to jest sprawdzenie każdego nowego kontrahenta np. w Krajowym Rejestrze Długów. Są też firmy, jeśli podpisujesz duże umowy na duże kwoty, to na pewno wiesz, że są też firmy, które zawodowo zajmują się sprawdzaniem rzeczywistej płynności uczciwości danego kontrahenta i warto sobie czasami taką usługę również zakupić. Koszt to jest 200 czy 300 złotych abonamentu miesięcznego, ale każda firma, którą będziesz chciał czy chciała sprawdzić zostanie zweryfikowana. Będziesz wiedział jak wyglądają jej należności, jej zobowiązania, czy jest to kontrahent, z którym uczciwie, rzetelnie warto i współpracować i dobijać interesów. Kolejną rzeczą, którą bardzo polecam właśnie w tym zakresie windykacji profilaktycznej, to jest uczulenie swojego klienta na termin płatności w dniu terminu płatności lub dzień przed czy 3 dni przed terminem płatności. Jeśli ten termin płatności u Ciebie wynosi 7 dni, to wysłanie faktury w poniedziałek nie oznacza, że w środę czy w czwartek będziesz ją windykował.

Ale jeśli wyślesz ponownie w poniedziałek informację, w kolejnym tygodniu, czyli mija te 7 dni "informuję, że termin płatności mija w dniu dzisiejszym" - nie popełnisz żadnego faux-pas. Jest to wówczas taki mail, który bardzo rekomenduję, żeby nie szedł z Twojej skrzynki prezesa, prezeski, szefa firmy, dyrektora, dyrektorki. Rekomenduję, żeby to szedł e-mail z pionu administracyjnego Twojej firmy, z planu finansowego Twojej firmy, ale żeby taki email został wysłany. Jeśli sobie zażyczysz, to oczywiście on może Ciebie mieć jako UDW (ukryte do wiadomości), może mieć Ciebie do wiadomości, natomiast dla mnie najlepsza praktyka jest taka, że jeśli jest to tylko monitorujący płatność przelew, to de facto nie musisz nic o nim wiedzieć. Niech osoba, którą dedykujesz do tego zadania po prostu taki email do Twojego kontrahenta wyśle. Jeśli masz dłuższe terminy płatności, to po pierwsze rozważ ich skrócenie. Nie chciałabym, żebyście teraz pomyśleli np. w branży budowlanej "a to się nie da. Nasza branża ma zawsze 30 dni. Nasza branża ma 60 dni, bo ja współpracuję z korporacją, oni mają takie wymogi".

W którymś miejscu biznesie nauczysz się tego, że twoje wymogi są tak samo ważne - ani nic więcej, ani nic mniej jak wymogi kontrahentów, z którymi Ty działasz. Korporacje są długo na rynku, zmieniają się u nich zasady, kadry itd. Ale jest to taki sam twór biznesowy jak jednoosobowa działalność gospodarcza, która jest na rynku być może bardzo krótko. Oczywiście, że tej asertywności trzeba się nauczyć. Natomiast nie przyjmuj z marszu, że jakaś firma ma 60 dni płatności i koniec tematu. Ryzykuj. Zaproponuj 14 nie 45, nie 30. Zaproponuj 14, licząc, że może zdążycie się gdzieś przy 40 dniach płatności. Jeśli się tego nie nauczysz na uczciwym kontrahencie, jeśli się tego nie nauczysz na firmie, która jest dużym graczem na rynku, jest renomowanym partnerem w swojej branży, tylko po prostu płaci późno, zgodnie z umową, ale późno. Jeśli się tego nie nauczysz z danym klientem, który generalnie płaci, jest rozpoznawalny, to na pewno będzie Ci dużo, dużo trudniej nauczyć się tej kompetencji przy kliencie, który jest trudniejszy do znalezienia w sieci i nie chce zapłacić w terminie, celowo, nie ryzykuje reputacją za nieopłaconą fakturę.

Będzie Ci trudniej nauczyć się tego przy kliencie, który nie patrzy na swój wizerunek na rynku i będzie Ci trudniej nauczyć się tego przy kliencie, który i tak co do zasady uznał, że płaci 12, 14, a może 40 dni po terminie. Więc miej to na uwadze, żeby się tej kompetencji od samego początku tworzenia biznesu uczyć i żeby nie szło to personalnie z Twojego adresu email czy Ty jako szef, żebyś się też tym personalnie nie zajmował. Jeśli termin płatności wynosi 14 dni, przypomnienie po 10 dniach od wystawienia faktury i w dniu 14-tym wysłane właśnie z takiego ogólnego adresu e-mail uważam za adekwatne. Oczywiście są klienci, którzy doskonale pamiętają o płatności. Są klienci, dla których będzie to nadmierne, może wręcz natarczywe przypomnienie. Takich klientów nie musisz powiadamiać. Być może powiadomisz pierwszy raz, bo to nowy klient, a następnie już wiesz, że ta płatność zostanie dokonana, że ten 1 czy 2 dni, jeśli się zdarzy jakiegoś opóźnienia, to on nie wynika ze złej woli, raczej z jakiegoś urlopu w dziale płatności, dziale księgowym w danej firmie, może z jakiegoś zwolnienia lekarskiego, może z jakiegoś niedopatrzenia.

Natomiast co do zasady lepiej mieć politykę, która profilaktycznie traktuje takie sytuacje, a wybranych klientów z tej polityki zwalniać niż w drugą stronę - nie mieć tej polityki, a dla wybranych klientów tę politykę wdrażać. Lepiej jest sobie ten system zabezpieczyć i dopiero robić wyjątki od reguły niż w drugą stronę. To też chroni Twoją taką naturalną samoocenę, naturalną pewność siebie. No bo trudno się zarządza biznesem, kiedy musisz wypłacić 100 tys. wynagrodzeń, Chociażby kiedy musisz opłacić swoich dostawców, kiedy musisz zapłacić za swoje produkty i oczywiście za swój czas pracy i za swoją robotę, którą wykonujesz w tej firmie. Chociażby było to myślenie strategiczne, a nie praca operacyjna, to też jest ważna robota. Więc trudno się tym zarządza i trudno się tym płaci, jeśli po prostu Twoi klienci Ci środków finansowych na czas na rachunek bankowy nie przelewają, to jest zupełnie niepotrzebne źródło stresu. Warto od samego początku układać odpowiednio te procesy windykacyjne. Kolejną rzeczą, którą warto wdrożyć jest już działanie w momencie, kiedy się wydarza sytuacja, czyli kiedy czujesz, że już rzeczywiście dany kontrahent może mieć trudność z płatnością, warto zastosować zaliczkę.

Czyli jest to takie z pogranicza rozwiązanie pomiędzy profilaktyką, a już rzeczywistą windykacją. Warto uzyskiwać pierwszą ratę za usługę czy za produkt. Warto prosić klienta o przedpłatę. Warto też pomyśleć o ubezpieczeniu transakcji. Jeśli są to transakcje, gdzie musisz wydać towar przed uzyskaniem opłaty, przemyśl, czy takiej transakcji nie chciałbyś co do standardu standardowo ubezpieczać lub też przemyśl, czy rzeczywiście tej transakcji nie chcesz wcześniej zaliczkować. Ustalenie dobrej umowy wymaga w moim odczuciu spotkania z prawnikiem i lepiej jest mieć dwóch lekarzy, którzy powiedzą Ci jak się leczyć niż konsultować z pierwszym lepszym. Tak samo moje zdanie po 14-15 latach prowadzenia firmy jest takie, że lepiej mieć dwóch prawników, z którymi będziesz konsultował zapisy w umowie. Są poszczególne przypadki, gdzie klienci coś będą chcieli z tej umowy zdjąć, coś będą chcieli przeredagować. Ja polecam też każdą poprawkę mimo wszystko skonsultować z prawnikiem, czy zmiana słownictwa na prośbę klienta nie zmienia Ci brzmienia np. umowy. Jeśli się czujesz mocny prawniczo, to oczywiście będziesz w stanie sam o ten temat się zatroszczyć. Natomiast jeśli nie do końca, jeśli brakuje Ci trochę asertywności, to dobra umowa, dobry kontakt z kancelarią prawniczą naprawdę może Ci zrobić robotę.

Pamiętajmy też już w tej windykacji, kiedy mamy fizycznie ten problem, czyli on już wystąpił. To znaczy sprawdziłem, sprawdziłam jako szef, szefowa firmy w KRS, wysyłałam informację, że dzisiaj jest ten termin płatności, zrobiłam zaliczkę czy ubezpieczyłam transakcję, zostały wysłane z działu mojego administracyjnego odpowiednie maile, to bardzo warto wówczas, tuż po minięciu tego terminu płatności, wysłać maila z informacją, że właśnie termin płatności minął. Jeśli masz dobrze opisaną umowę, to w umowie możesz coś więcej niż odsetki ustawowe dorzucać jako kara dla swojego kontrahenta. Więc popatrzeć sobie warto na znajomość u siebie terminów płatności dla Twoich kontrahentów, żeby mieć świadomość, że ten się opóźnia 3 dni. OK, nie będzie tutaj wielkiego ciśnienia, ale ten się opóźnia już 13 dni i nie mamy od niego kontaktu. To jest bardzo zła wiadomość. Wszelkie badania psychologiczne i badania takie jak excelowe, czyste naukowe, mówią o tym, czyste statystyczne, to chyba będzie lepsze słowo. Mówią o tym, że które długi są spłacane w pierwszej kolejności. Oczywiście długi spłacane w pierwszej kolejności to te, gdzie nam grozi jakiś urząd.

To są pierwsze. Jakaś komisja, inspekcja Pracy, Powiatowa Inspekcja, Państwowa Inspekcja Pracy, Urząd skarbowy. Natomiast zaraz w następnej kolejności spłacane są zobowiązania, gdzie kontrahenci po prostu nam przypominają, są bardzo często z nami na łączach. Jeśli kontrahent twój, któremu ty potencjalnie wisiałbyś, mówiąc kolokwialnie, za fakturę będzie Ci się przypominał raz na miesiąc, to zapewniam Cię, że będziesz o nim rzadziej myślał niż o kontrahencie, któremu również jesteś odpowiednio winny pieniądze, ale przypomina Ci się trzy razy w tygodniu. Warto tutaj naprawdę stosować monity, powiadomienia, które po pierwsze mogą wychodzić z Twojego systemu maili, poczty e-mailowej automatycznie. Po drugie mogą wychodzić z innego działu, tak jak już mówiłam. Po trzecie, warto się wspierać smsami i warto się wspierać też osobistymi wiadomościami do odpowiednich osób, od których to ta płatność rzeczywiście zależy. Warto wtedy mówić, że nie oczekujesz opłaty całkowitej kwoty. Bardzo prosisz o fragmentaryczną opłatę. Warto wyznaczać terminy na opłatę tej jednej konkretnej raty, czyli warto powiedzieć np. sobie, kontrahentowi - weźmy dla równego rachunku wysokość 10 tys. złotych, które kontrahent powinien nam zapłacić 14 dni temu, czyli windykowałam w dniu 14 od dnia wystawienia faktury, windykowałam przez dział odpowiednio do tego skonstruowany 10 dni od wystawienia faktury. Faktura nie została zapłacona w tym terminie 14 dni. Więc ja ponawiam mojego maila 15-tego, 16-tego dnia piszę, że bardzo proszę o dokonanie opłaty, numer faktury, wartość tej faktury i informacja, że termin opłaty faktury minął w dniu i podaje. I takie wiadomości mailowe czy takie wiadomości później przesyłane też w formie listu bardzo polecam wdrażać od razu. Podstawowym czynnikiem, który boli, to jest to, że my nie uzyskujemy pieniędzy, ponieważ o nie nie prosimy. Czujemy się jako szefowie zażenowani, jeśli sami jesteśmy w stanie uregulować nasze zobowiązania mimo różnych trudów, mimo różnych trudów i różnych innych naszych problemów, także finansowych. Jeśli sami jesteśmy w stanie uregulować je w terminie, to bardzo nas boli to, że druga osoba nie płaci. Więc mimo tej emocji naprawdę zachęcam, żeby wysyłać co drugi dzień informację, wysyłać SMS, a także już po wyznaczonym terminie tej drobniejszej opłaty. Czyli hipotetycznie bardzo proszę o wpłatę kwoty 3 tys. złotych do dnia takiego i takiego, zaś pozostałej kwoty do takiego i takiego dnia, ponieważ w przeciwnym razie temat zostanie skierowany na drogę sądową.

I jak już postawisz tę kropkę w tym zdaniu, wydrukujesz pismo i uznasz, że rzeczywiście nie jesteś w stanie dłużej czekać weź wdech i wydech i po prostu to pismo wyślij. Po tym terminie, który jest tam opisany według Twojej najlepszej wiedzy, który Tobie powinien służyć i daje też odpowiednią przestrzeń dla Twojego kontrahenta, po prostu oddaj temat do kancelarii prawnej. Nie bój się, nie ryzykujesz niczym. Kancelaria prawna ponowi to pismo, zanim zostanie temat skierowany na drogę sądową, ale wstawi się w Twoim imieniu za Ciebie z dobrą troską o Ciebie, o Twój biznes, wstawi się za Tobą, żeby tę należność uzyskać. Nie bójmy się jako szefowie takich właśnie kroków, dlatego, że my bez odpowiedniego zaplecza finansowego nie jesteśmy w stanie prowadzić żadnego średniej wielkości biznesu, większej wielkości biznesu, ale też nawet małego biznesu. Płynność finansowa jest jednym z bardzo ważnych, kluczowych warunków sukcesu danej firmy. Płynność finansowa buduje samoocenę ludzi, buduje dumę Twojego zespołu, buduje Twoją osobę i takie pozytywne przywiązanie do tego, że przecież Ty jesteś w pracy, że za Twoją usługę, za Twoje produkty należą się pieniądze, które powinny być na czas na przelewie na rachunku bankowym.

To przekonanie tworzy Ciebie jako szefa i tworzy Ciebie jako człowieka tak po prostu w życiu. Osoby, którym się nie płaci, nie są w stanie długofalowo zachować pozytywnego nastawienia, pewności siebie i wiary, że ten biznes, który Ty prowadzisz w wielu stresujących sytuacjach, ma sens. Dlatego bardzo ważne jest dla samego, samej siebie obiecanie sobie, dotrzymanie takiej obietnicy, że płatności, które są przeterminowane, nie mogą być focusem w Twojej firmie. I warto od samego początku, od dzisiaj, od teraz wprowadzić jasną strategię walki z kontrahentami, którzy nie do końca są uczciwi, nie do końca są w porządku w stosunku do Ciebie i nie mogą długofalowo obciążać Twojej psychiki, Twojej strategii zarządzania biznesem. Powiedz im po prostu dość. Zapraszam Cię do kolejnego odcinka podcastu, do tego, żebyś skomentował ten dzisiejszy. Do tego, żebyś popatrzył na wszystkie nasze wcześniejsze odcinki podcastu. Zostawił mi też informację, jak Ci się podobało, o czym chciałabyś posłuchać jako szef, szefowa firmy. Jestem bardzo otwarta na Twoje refleksje. Możesz mnie znaleźć na Facebooku, na YouTubie, no i oczywiście na stronie podcastu.

Do zobaczenia!