Cześć! W dzisiejszym odcinku o Szefie i Szefowej bez presji będziemy bardzo dużo mówić o tym, co należy do obowiązków lidera, przywódcy, szefa firmy w dzisiejszych czasach. Nie poświęcę zbyt dużo przestrzeni na tematy twarde typu organizacja sprzedaży czy organizacja logistyki czy troska o dobro finansowe Twojej firmy, ale dzisiaj w Szefie bez presji opowiem o tym, jak stworzyć zespół, dla którego jesteś naprawdę bardzo dobrym liderem. Podtytuł tej mojej serii podcastu brzmi "czyli firma w dobrych rękach" i dzisiaj, właśnie w tym odcinku będę mówiła o tym, jak Ty jako szef możesz budować swój autorytet, szefa, lidera, w jaki sposób warto się zachować w dzisiejszych czasach właśnie w kontekście budowania i zarządzania swoim zespołem. No to zapraszam.

Ja się nazywam Marta Woźny-Tomczak i 14 lat prowadzę już swoją firmę i jako psycholog biznesu bardzo często zdarza mi się przedsiębiorców wspierać nie tylko w zakresie ich płynności finansowej, czyli jak sobie radzić z płynnością finansową i zatrzymaniem, jak sobie radzić z windykacją. Nie tylko mówię o technikach sprzedaży czy o sposobach negocjowania z klientem czy kontrahentem, ale też mówię o tym, w jaki sposób być szefem dla naszych ludzi, jak zarządzać i jeśli chcielibyśmy, żeby ten nasz czas pracy był ograniczony do strategicznych tematów, do rozwiązywania sytuacji trudnych, to na pewno warto też dodać to, że warto się zajmować swoimi ludźmi, swoim zespołem, nawet jeśli jesteśmy takim szefem, który ma parę dobrych biznesów, dużo czasu spędza poza swoją firmą, jest osobą, która mocno inwestuje w inne obszary rozwoju zawodowego czy budowania majątku.

I myślę, że ten podcast dzisiaj akurat trafia w taki moment w czasoprzestrzeni, kiedy nasze społeczeństwo wymęczone pandemią, zmęczone wojną, wymęczone inflacją, bardzo potrzebuje dobrych liderów. W Polsce większość przedsiębiorców to są osoby, które mimo wszystko kogoś zatrudniają. Nie zawsze są to organizacje, które mają tysiąc pracowników. Bardzo często tych pracowników jest 5, jest ich 50, jest ich 200. I właśnie dla tych osób warto robić w swoim biznesie i ze swojego spektrum po prostu coś więcej. I ten podcast dzisiejszy wychodzi też trochę naprzeciw takiemu hasłu, jakim jest słowo przytłoczenie. Dzisiaj nasi pracownicy są po prostu przytłoczeni. Nie chcę generalizować, nie mówię, że wszyscy. Nie mówię, że w każdej jednej firmie, że w każdej jednej branży. Natomiast słychać z rynku większe narzekanie niż dotychczas płynęło ono w tych naszych polskich żyłach. Dzisiaj pracownicy doświadczają wysokich cen masła, mleka, raty kredytu, czynszu i oni po prostu to swoje samopoczucie przerzucają na firmę, przerzucają często na firmy swoje własne, też życiowe dylematy w którą stronę pójść ze swoim związkiem, czy to małżeńskim, czy partnerskim, czy budować coś nowego, czy walczyć o to, co z obecnym partnerem mamy.

Często uzmysłowimy sobie, że już nie chcemy tak żyć, jesteśmy wymęczeni pracą. Nasi pracownicy też często przychodzą z takim przekonaniem, że to my jako szefowie powinniśmy znaleźć rozwiązania na ich trudne sytuacje, nie tylko zawodowe, ale też życiowe. I ten lider, szef w dzisiejszych czasach jest trochę przytłoczony. Oczywiście z jednej strony swoimi problemami, swoimi wyzwaniami, swoimi trudnymi sytuacjami z klientem, z dostawcą, z drugiej strony ze swoim życiem prywatnym też czasami sobie nie radzi, przecież ma do tego prawo. A trzecią taką siłą jest to, że jest sam do pięciu, sam do 50 sam do 250 pracowników, których zatrudnia. I ta siła tych emocji, tych nastrojów, które kłębią się w twojej firmie, nierzadko wpływają na twoje własne samopoczucie, na twoje morale. A to oczywiście rzutuje na nic innego jak na efektywność i skuteczność Twojego biznesu. I trzy takie funkcje, które warto, żebyśmy w tym dzisiejszym świecie pełnili jako liderzy, żeby właśnie lepiej sobie radzić z tym przytłoczeniem to jest po pierwsze wysłuchać i mimo tego, że możesz odczuwać, że jest więcej tych negatywnych emocji, mniej jest tych pozytywnych, to po prostu wysłuchaj to, co Twoi pracownicy chcą Ci powiedzieć, to co mają w swoich głowach.

Nie musisz prowokować tych rozmów tysiącem pytań. Nie musisz za każdym razem dopytywać a co słychać tu, a co słychać tu? Ale bądź uważny na każdą sytuację, kiedy ktoś sam chciałby do Ciebie coś powiedzieć, kiedy Ty zadajesz jedno proste pytanie, a słyszysz odpowiedź, która jest trochę dłuższa. Wtedy bądź po prostu przy tym pracowniku i po prostu go wysłuchaj. Nie zawsze nasi pracownicy mówią to, co mówią, oczekując w nas natychmiastowego rozwiązania problemów. To jest bardzo istotna sprawa. My jako szefowie niejednokrotnie myślimy, że skoro ktoś nam coś zgłasza, to w pewien sposób rzutuje na nas odpowiedzialność za natychmiastowe, niemalże bezbłędne rozwiązanie tego problemu. My wtedy często boimy się wysłuchiwać pracowników, dlatego, że wtedy mamy takie poczucie przytłoczenia, sami sobie poczucie, że zostaliśmy obwinieni i poczucie, że czyjaś niedobra emocja - to my jesteśmy jej przyczyną i my możemy być jej rozwiązaniem. Tak nie jest. Warto, żebyś sobie jako szef czy szefowa uzmysłowił, że wysłuchanie pracownika to czasami jest po prostu wszystko, o co ten pracownik prosi.

Możesz zadać pytanie. Mówisz mi to, bo rozumiem, że chcesz, żebym cię wysłuchał. I wtedy ta granica co masz zrobić, czego masz nie robić, staje się jeszcze bardziej jasne, staje się jeszcze bardziej przejrzysta. Możesz zapytać się pracownika, czy jest coś, w czym mógłbyś mu pomóc. Jeśli tak jest, to bardzo prosisz o taką informację. Natomiast też, żeby Twój pracownik zdał sobie sprawę, że w pewnych standardach funkcjonujesz i pewnych rzeczy nie jesteś w stanie zrobić. Ale na wstępie nie musisz tego w żadnej rozmowie zaznaczać. Po prostu zapytaj. Rozumiem, że mówisz mi o tym, bo chciałbyś/chciałabyś, żebyś została wysłuchana, został wysłuchany, a następnie, jeśli ta osoba nie potwierdzi, a poprosi o poradę, poprosi o zmianę bieżącej sytuacji, to zapytaj w takim razie w czym mogłabym Ci konkretnie pomóc, gdybyś była na moim stanowisku? Jakiej formy pomocy dla siebie najchętniej oczekiwałabyś po mojej stronie? Jeśli to padnie, to po prostu powiedz, że jesteś związany pewnymi swoimi standardami, pewnymi procesami w firmie, pewnymi twardymi uwarunkowaniami, bo Ciebie także dotyczy inflacja, ale nie obcinaj tego tematu.

Nie udawaj, że tego tematu nie ma. Po prostu wysłuchaj ludzi. W zdecydowanej większości samo wysłuchanie jest już ogromnym wsparciem i de facto celem samym w sobie. Druga rola menedżerska, o którą dziś proszą Twoi ludzie, Ciebie jako przedsiębiorcę, przedsiębiorczynię, to jest po prostu docenić. Często to narzekanie jest po prostu wołaniem o lepsze słowo, wołaniem o poklepanie po plecach, wołaniem o naprawdę większą wdzięczność niż hasło "dobra robota". Jeśli mamy okres wzmożonego wysiłku, być może związanego z tym, że nadchodzi sezon, być może sezon w pracy, być może związanego z tym, że ktoś po prostu jest przemęczony, bo walczy z innymi, nawet poza zawodowymi tematami, to czasem to narzekanie zmierza tylko i wyłącznie do tego, żebyś powiedział 3 czy 4 zdania więcej jak bardzo kogoś cenisz, jak bardzo kogoś doceniasz. My jesteśmy do tego przyzwyczajeni, że potrafimy napisać w mailu dziękuję, potrafimy powiedzieć gratuluję, dobra robota. Natomiast czasami coś więcej. Czyli bardzo Ci dziękuję za ten raport. Podoba mi się w tym grafika, w szczególności te tabele. Wiem, że poświęciłaś/poświęciłeś na to bardzo dużo swojego czasu, szukałeś tych informacji poza godzinami pracy.

Jestem naprawdę, naprawdę wdzięczna i po raz kolejny w historii Twojego zatrudnienia tutaj dowiedziałam się jak bardzo mogę na Ciebie liczyć. I zwrócenie właśnie takiego bardziej obszernego hasła docenienia to taka jedna z bardzo dobrych, bardzo skutecznych metod, o którą na pewno Twój pracownik w pewien sposób walczy, w pewien sposób zabiega. Inną formą docenienia jest oczywiście wsparcie finansowe, natomiast nie zawsze możemy takie wsparcie finansowe ofiarować. Jeśli chcesz, to doceń poprzez trochę wolnego zaliczamego do godzin pracy. Może bardziej elastyczny grafik, może możliwość dla danej osoby do wzięcia trzech czy czterech dni takiego po prostu odpoczynku w samym środku tygodnia. Jeśli Twój pracownik potrzebuje takiego właśnie czasu dla samej siebie, samego siebie. Można też docenić przez to, że przyniesiesz coś dla tej osoby. Być może pieczesz ciasto, być może zrobisz ciasteczka, być może przyniesiesz książkę albo zarekomendujesz fajny film, który dana osoba mogłaby sobie obejrzeć. Być może wyślesz daną osobę na szkolenie, które odbywa się w godzinach pracy, być może spełnisz jej jakieś inne marzenie, o którym ona zawsze marzyła. Może być to lepszy fotel do pracy biurowej, może być to dofinansowanie do jakiegoś kursu, który trochę jest związany z pracą, a trochę może nawet nie jest.

Popatrz sobie na to, jak Twój pracownik najbardziej chciałby być doceniony.  Skąd będziesz to wiedział jak nie z rozmowy? No właśnie - będziesz to wiedział z tej trzeciej funkcji lidera w dzisiejszych czasach. Czyli po pierwsze wysłuchaj, po drugie doceń, a po trzecie rozwiń. Rozwijaj talenty, rozwijaj kompetencje, rozwijaj zarówno te elementy twarde, te twarde talenty, jakim jest np. doskonała zdolność motoryczna, może manualna, może widzenie w przestrzeni, może jakaś kompetencja związana z pisaniem umów, ze sprawdzaniem pewnych prawnych aspektów. Czyli doceń, rozwijaj te kompetencje twarde tak samo jak zwracaj uwagę na kompetencje miękkie, na poza standardowe myślenie, na kreatywność. Doceń czyjeś zaangażowanie, dużą dyspozycyjność do realizacji jakiegoś projektu, doceń może asertywność, a może ogromną chęć pomocy drugiemu człowiekowi, który również w Twojej organizacji pracuje. I rozwijając te kompetencje twarde i miękkie, i doceniając te kompetencje, wchodzimy właśnie na tą trzecią płaszczyznę, czyli takiego myślenia o tym, żeby twoi ludzie na końcu współpracy z tobą, kiedy kiedykolwiek taki dzień nadejdzie, żeby mogli powiedzieć, że odeszli od szefa, czy odchodzą od szefa, który postawił na ich gigantyczny rozwój.

Żeby mogli sobie uzmysłowić, że pod swoimi skrzydłami, w Twojej firmie, w tej komórce, w której działali, rozwinęli się i interpersonalnie, i rozwinęli się pod względem kompetencji twardych, i że to doświadczenie pracy, które oni oddawali miesiącami, latami dla Ciebie, zaowocowało też pewnym rozwojem ich indywidualnych celów i indywidualnych cech. I właśnie te trzy elementy, czyli wysłuchanie, docenienie i rozwijanie, zazębiają się na rozmowach jeden na jeden. Nie na rozmowach, które są prowadzone w sposób spotkań zbiorowych, nie na integracji, gdzie wszyscy jemy kiełbaski i przy ognisku sobie śpiewamy, opowiadamy o swoich planach na wakacje. Te trzy aspekty na raz jednocześnie dzieją się podczas dobrze sformułowanych, ustrukturyzowanych rozmowach jeden na jeden. I bardzo często słyszę wówczas od managerów, od przedsiębiorców takie hasło "Marta, to super, bo ja to właśnie robię. Przecież ja dzisiaj rozmawiałam z Agatą dwa dni temu, rozmawiałem z Miłoszem parę dobrych dni temu. Rozmawialiśmy na temat tej trudnej sytuacji, która spotkała nas w związku z klientem X, Y, Z i rozmawiałem czy rozmawiałam na ten temat z Sebastianem".

I oczywiście, że są to rozmowy jeden na jeden. Natomiast nie są to te rozmowy, o które chodzi mi w tym dzisiejszym odcinku, w tym dzisiejszym podcaście. W tym dzisiejszym podcaście, w tej funkcji menedżera przedsiębiorcy/przedsiębiorczyni, właśnie w dzisiejszych trudnych czasach, w czasach kryzysu, przemęczenia, wyczerpania emocjonalnego, w czasach troski ogromnie o zdrowie psychiczne. Chodzi mi o rozmowy jeden na jeden, podczas których w sposób ustrukturyzowany, zaplanowany, w cichej, spokojnej atmosferze możesz się z kimś spotkać, żeby po prostu porozmawiać. Nie o pożarze, nie o kryzysie, ale porozmawiać, żeby pogłębić to, jak dobrze Twojemu pracownikowi pracuje się z Tobą. Jak ocenia Twoją współpracę z Tobą? Czy czuje się doceniony przez środowisko wokół siebie, przez Ciebie, być może przez klienta, jeśli ma z nim styczność lub przez dostawcę. To są rozmowy, które organizuje się właśnie w taki bardziej komfortowy sposób. Nie, kiedy jest czas burzy, kiedy trzeba rozwiązywać problem. Nie wtedy, kiedy te emocje sięgają zenitu i bardziej skuteczne jest po prostu krzyczenie, wylanie szybko tych emocji, żeby załatwić temat.

Nie. Kiedy jesteś dobrym liderem, to prowadzisz tę rozmowę w sposób konsekwentny, regularny, być może nawet raz na kwartał. I nie jest to taka rozmowa, którą odbywa się raz na rok, żeby ją odhaczyć jako forma rozmowy oceniającej, jako forma rozmowy okresowej, gdzie trzeba przez 12 miesięcy powyciągać tysiące przykładów na udowodnienie, czy jest pracownik kompetentny, czy nie jest, czy jak bardzo jest kompetentny. I ten pracownik musi te same przykłady wyciągać i pokazywać Ci jego perspektywę spojrzenia. Tu mówię o tej rozmowie, która się odbywa co kwartał, najdalej co pół roku. Jest takim spotkaniem obu stron, żeby po prostu ze sobą porozmawiać.

I takie bardzo fajne pytania czy kierunki, które warto w takiej rozmowie poruszyć, już jakiś czas temu podkreślił Instytut Gallupa i w Instytucie Gallupa, te pytania, te takie podstawowe wartości, o które warto zapytać pracownika, scharakteryzowano m.in. takimi stwierdzeniami "Czy twoje narzędzia w pracy są wystarczające, są dobre na tyle, żeby spokojnie wykonywał pracę? Czy czujesz się w pracy przeze mnie doceniony? Czy czujesz, że ktoś inny spoza tego środowiska naszego również Ciebie docenia? Czy w przeciągu ostatnich kilku, kilkunastu dni, najlepiej w okresie 7-10 dni, ktoś pochwalił coś, co zrobiłeś? Czy ktoś docenił pracę, którą wykonałeś? Czy w tym roku lub w zeszłym roku, a najlepiej i w tym roku i w zeszłym roku ktoś się z Tobą spotkał, żeby porozmawiać na temat Twojego progresu w firmie, na temat postępów, jakie w tej firmie robisz? Czy miałeś taką rozmowę, czy to z osobą z HR-owego, czy z przełożonym, czyli z przedsiębiorcą, z szefem na temat takich właśnie rzeczy, które wiążą się z Twoją indywidualną osobą, ścieżką kariery, z budowaniem tej drabiny, nazwijmy to kariery zawodowej?". Kolejnym takim pytaniem, o które warto zapytać, to jest to, czy Twój pracownik ma w firmie swojego kolegę, swoją koleżankę, taką od serca, nie takiego kumpla, z którym siedzi w gabinecie, który po prostu tam jest. Ale czy ma kogoś, komu w trudnej sytuacji jest w stanie się także zwierzyć?

Mając pulę właśnie takich pytań, których przytoczyłam Tobie kilka w tym podcaście jesteś w stanie dużo głębiej poznać swojego pracownika, dużo głębiej go wysłuchać, docenić i rozwijać. I taka rozmowa, to warto podkreślić, jest ogromną dawką zwiększającą Waszą relację, ogromną dawką motywacyjną, ogromnym fundamentem do radzenia sobie ze stresem, z przytłoczeniem, z natłokiem obowiązków. Prowadzone regularnie, czyli hipotetycznie z tą samą osobą między 2 a 4 razy w roku Ciebie umacnia jako szefa i pogłębia, zaufanie, bo z każdym kolejnym spotkaniem, jeśli wszystko przebiega dobrze, to budujecie wzajemną więź i Twój pracownik otwiera się w stosunku do Ciebie, jeszcze bardziej jest w stanie Ci zaufać. I Ty możesz się otworzyć w stosunku do swojego pracownika i możesz mu jeszcze bardziej zaufać. I mimo że pierwsza czy druga rozmowa z reguły są w pewien sposób obciążające dla Ciebie, wymagają pewnego przygotowania się. Wymagają właśnie zapisania sobie pytań, o których wspomniałam tutaj na kartkę papieru czy do jakiegoś notatnika. Wymagają też te rozmowy, jakiejś struktury, jakiegoś fajnego komunikatu. Dlaczego teraz szefowa czy szef zabiera pracowników na rozmowę jeden na jeden? Czy to jest ten klasyczny dywanik? Czy to jest spotkanie w jakiś sposób dyscyplinujące?

Wymaga to pewnego przyzwyczajenia, wymaga to pewnego komunikatu, natomiast z czasem będzie to oznaczało dla Ciebie zrutynizowanie w pozytywnym tego słowa znaczeniu i umocnienie tych trzech podstawowych funkcji, które dzisiaj w tym świecie, jak to mówią vuca, czy świecie bani, czy w takim świecie potwornie nie do przewidzenia, bardzo kruchym i bardzo zmiennym, to właśnie te trzy kompetencje liderskie są teraz kluczowe. Wysłuchaj ludzi, doceń ludzi i rozwijaj tych ludzi. I na sam koniec tego podcastu rzucam jeszcze takie hasło: zobacz, jak zmieniło się podejście do zarządzania. Kiedyś, jak zapytano szefa firmy, co to jest zarządzanie, czym ma się zajmować, to oczywiście padło hasło motywowanie, delegowanie, kontrola tych zadań, czyli egzekwowanie zadań. Na pewno padłoby hasło organizacja pracy i na 100% padłoby hasło planowanie pracy. Dzisiaj zobacz, trudno jest tę pracę dobrze rozplanować. Nie mówimy już o planowaniu trzyletnim. Praktycznie nierealne. Planowanie pięcioletnie zupełnie zniknęło już z technik nowoczesnego zarządzania. Nie mówimy już dzisiaj o organizowaniu pracy, bo bardzo często automatyzacja biznesu, różne aplikacje typu Trello typu Asana nam tę pracę w pewien sposób organizują.

Nie mówimy już o tak silnej komunikacji, nie mówimy już tak silnie o tym delegowaniu, tym egzekwowaniu, jak mówi się bardzo silnie o aspekcie komunikacji, jakim jest wysłuchanie. Czyli nie ty nadajesz, Ty dzisiaj słuchasz. Docenienie w tej komunikacji. Czyli nie tyle motywowanie, nie tyle zrób to szybciej, lepiej, będzie większa kasa, tylko docenienie. No i na końcu ta piękna trzecia składowa rozwój. Rozwój swoich ludzi poprzez delegowanie zadań. Nie tyle delegowanie, żebyś Ty mógł leżeć na plaży, co też jest oczywiście ważne, ale też delegowanie po to, żeby podczas Twojego leżenia na plaży druga osoba rozwija się, bo ma takie zadania, takie obowiązki, które ją umacniają w jej własnych, twardych czy miękkich kompetencjach.

I dziękuję Ci za wysłuchanie tego odcinka i liczę, że on również był dla Ciebie rozwijający i liczę, że odrobisz swoje zadanie domowe, czyli otworzysz kalendarz, wyznaczysz odpowiednie terminy na spotkanie z jednym, z drugim, z trzecim pracownikiem właśnie w taki spokojny sposób w czasoprzestrzeni, która Wam obojgu odpowiada i na bazie pewnych ustrukturyzowanych pytań, które mają ogromną szansę pogłębić Waszą relację i Waszą więź.

I na sam koniec serdecznie Ciebie również zapraszam do tego, żebyś Ty się dalej rozwijał i spojrzał na pozostałe odcinki, czy spojrzała, wysłuchała, wysłuchał pozostałych odcinków podcastu Szefa bez presji, czyli szefa, który opiera swoją firmę na dobrym zespole, a sam może rozwinąć się również w innych aspektach biznesowych. Zapraszam Cię do komentowania, do polubienia, do udostępnienia tego podcastu i do poprzednich odcinków. Na pewno znajdziesz w nich jeszcze coś ciekawego dla siebie i swojego biznesu. Trzymaj się!